首先，需要确定要沟通的问题并准备好讨论的解决方案，然后尊重公司人事的时间并与他们预定会议时间。

在会议中，要清晰地陈述问题并询问他们的看法和建议，同时向其提供可执行的解决方案。

应该积极倾听其反馈，表现出诚意并主动共同制定一个解决方案，最终以邮件或书面形式确定交流结果和行动计划。